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Comment organiser le classement des documents comptables ?

Publié le 4 mars 2008 dans Comptabilité | Pas de commentaires »

Vos factures, relevés de comptes et différents documents s’empilent sur votre bureau et vous n’arrivez plus à vous y retrouver au moment de mettre à jour votre comptabilité : nous vous proposons ci-dessous une méthodologie de classement en 3 étapes pour vous aider à vous organiser.

  • 1er étape : munissez-vous d’un minimum de fournitures : Vérifier avant de commencer que vous disposez des fournitures suivantes : 2 classeurs de couleur différente avec étiquette ; 2 pochettes plastiques perforées ; 1 lot d’intercalaires à 6 positions vierges ; 1 lot d’intercalaires à 12 positions numériques ; 1 perforeuse avec réglette ; 1 tampon « comptabilisé ».

  • 2ème étape: préparez vos classeurs: Inscrivez sur l’étiquettedu 1er classeur la mention «Dossier Permanent» et sur celle du 2nd classeur la mention «Dossier exercice 31/12/2008» (si votre entreprise clôture au 31 décembre 2007) puis insérez respectivement le lot d’intercalaire à 6 puis 12 positions.

Placez devant le 1er intercalaire de chacun des classeurs, une pochette plastique dans laquelle vous glisserez un sommaire qui listera pourle «Dossier Permanent» les principaux documents que vous conservez tout au long de la durée de votre entreprise ( Exemple: A - Informations générales, Kbis, régime fiscal ; B - Statuts; C - Procès verbauxdes assemblées ; D - Comptes annuels; E - Déclarations de résultat; F - Principaux contrats) et pour le «Dossier Exercice 31/12/2008 les différentes documents de l’exercice en cours (ouvrir un classeur à chaque nouvel exercice). Exemple: 1 - banque; 2 - factures fournisseurs payées; 3 - factures fournisseurs à payer; 4 - factures clients réglées; 5 - factures clients en attente de règlement ; 6 - déclarations de TVA; 7 - autres déclarations fiscales; 8 - fiches de paie; 9 - déclarations sociales (assurance maladie; chômage; retraite; mutuelle et prévoyance); 10 - préparation comptes annuels; 11 - détermination du résultat fiscal ; 12 - correspondances.

  • 3ème étape : classez vos documents : Dès réception d’un document perforez-le et classez-le de manière à ce que le dernier document reçu se situe à l’ouverture de la rubrique concernée.

Nous vous conseillons d’apposer un numéro de chrono sur chaque facture fournisseur et client pour pouvoir les identifier plus aisément. Si vous tenez vous-même votre comptabilité, saisissez comme numéro de pièce comptable ce numéro de chrono, ce qui vous permettra de retrouver plus facilement vos factures. Exemple de chrono : AC (achat) ou VE (vente)/année/mois/n° d’ordre => AC0801001 : 1ère facture d’achat du mois de janvier 2008 et VE0801010 : 10ème facture de vente du mois de janvier 2008.

Dès réalisation ou réception d’un paiement, indiquez sur la facture la date et le mode de règlement (chèque n°, carte bancaire ; espèce). Après avoir comptabilisé une facture apposez le tampon « comptabilisé ».

Les écritures comptables de fin d’année ?

Publié le 4 mars 2008 dans Comptabilité | Pas de commentaires »

La fin d’année correspond à la fois à la période d’envoi des vœux mais également pour les entreprises tenant une comptabilité d’engagement dite « créances-dettes » à la comptabilisation des écritures d’arrêté des comptes pour les exercices clos au 31 décembre.

Parmi quelques unes des écritures à comptabiliser :

  • les dotations aux amortissements des immobilisations: elles traduisent la consommation des avantages économiques des actifs selon le plan d’amortissement défini lors de l’entrée de chacune des immobilisations. Pour information, le taux d’usage d’amortissementdes agencements et installation = 5 à 10%, des véhicules = 20 à 25 %, du mobilier = 10%, des ordinateurs = 33.33%;
  • le stock: il convient de déterminer sa valeur d’inventaire qui est égale à sa valeur actuelle (valeur la plus élevée de la valeur vénale ou de la valeur d’usage) et de la comparer avec son coût d’entrée et d’enregistrer une dépréciation si nécessaire;
  • les écarts de conversion des créances et dettes en monnaies hors zone euro: ces créances et dettes doivent être converties et comptabilisées en euros sur la base du dernier cours de change. Si à la clôture le taux de change a évolué par rapport à celui initialement utilisé pour convertir la créance ou la dette concernée il convient de comptabiliser les écarts dans des comptes transitoires à l’actif ou au passif du bilan selon que ces derniers sont équivalents à une perte latente ou à un gain latent et de comptabiliser une provision pour risque pour la perte latente (sauf cas particuliers);
  • les fournisseurs factures non parvenues (FNP) et les charges constatées d’avance(CCA): en principe, les factures d’achats sont enregistrées lors de leur réception, toutefois il peut survenir des décalages entre la facturation, la comptabilisation et la livraison des biens ou des services c’est pour cette raison qu’il convient de comptabiliser:
  • - une FNP: dans le cas où un bien a été livré ou un service a été rendu durant l’exercice social et qu’aucune facture n’a été comptabilisée sur l’exercice <=> consommation de la charge antérieure à sa constatation;
  • - une CCA: dans le cas où une facture a été reçue durant l’exercice social en contrepartie d’un bien non livré ou d’un service non rendu sur l’exercice mais sur le ou les exercices suivants<=>constatation de la charge antérieure à sa consommation;
  • les clients factures à établir (FAE) et les produits constatées d’avance(PCA): même principe appliqué aux ventes.